Assistant Administratif - Centre de Formation H/F - Domicile Services Ardennes
Assistant Administratif - Centre de Formation H/F
Domicile Services Ardennes · Charleville-Mézières - 08 · CDD
Les missions du poste
Association Intermédiaire et Organisme de Formation agréé par l'Etat.
Sous réserve de délivrance d'un Pass IAE, nous proposons à des personnes en parcours d'insertion des missions de mise à disposition dans les services à la personne, les emplois de services auprès de collectivités, associations et entreprises. Nous proposons en parallèle un accompagnement renforcé à tous nos salariés pour résoudre leurs problèmatiques socio-économiques et les mener vers la qualification ou l'emploi durable.
Dans le cadre de son activité de formation, notre centre recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer l'accueil , le suivi administratif et logistique des actions de formation.
Véritable appui de l'équipe, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien du centre et veillez à la qualité de l'accueil et du suivi des stagiaires, des intervenants et des partenaires.
Vous êtes un interlocuteur privilégié et participez activement à l'organisation des formations, de leur préparation à leur clôture administrative.
Vos missions
1. Accueil et communication
Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, stagiaires, intervenants et partenaires.
Filtrer les appels, recueillir et transmettre les messages aux interlocuteurs concernés.
Gérer la boîte mail du pôle : traitement des demandes courantes et réponses de premier niveau.
Effectuer les relances nécessaires, notamment pour la récupération des documents administratifs manquants.
2. Organisation et logistique des formations
Participer au reporting de l'activité et à la production des premiers indicateurs de suivi.
Préparer les documents administratifs liés aux formations : feuilles d'émargement, attestations de présence et attestations de fin de formation.
Collecter, compiler et organiser les questionnaires de satisfaction et d'évaluation.
Assurer la gestion et la coordination logistique des formations : planification des salles, réservation du matériel et organisation des repas.
Préparer et mettre en place les espaces de formation avant l'arrivée des participants.
3. Gestion administrative courante
Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.
Assurer la mise à jour des bases de données (stagiaires, partenaires, intervenants).
Actualiser et alimenter les tableaux de bord de suivi de l'activité.
Veiller au classement, à l'organisation et à l'archivage des documents administratifs.
MERCI de nous adresser par courriel uniquement votre CV à jour accompagné d'une lettre de motivation rédigée par vos soins.
Sous réserve de délivrance d'un Pass IAE, nous proposons à des personnes en parcours d'insertion des missions de mise à disposition dans les services à la personne, les emplois de services auprès de collectivités, associations et entreprises. Nous proposons en parallèle un accompagnement renforcé à tous nos salariés pour résoudre leurs problèmatiques socio-économiques et les mener vers la qualification ou l'emploi durable.
Dans le cadre de son activité de formation, notre centre recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour assurer l'accueil , le suivi administratif et logistique des actions de formation.
Véritable appui de l'équipe, vous contribuez au bon fonctionnement quotidien du centre et veillez à la qualité de l'accueil et du suivi des stagiaires, des intervenants et des partenaires.
Vous êtes un interlocuteur privilégié et participez activement à l'organisation des formations, de leur préparation à leur clôture administrative.
Vos missions
1. Accueil et communication
Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, stagiaires, intervenants et partenaires.
Filtrer les appels, recueillir et transmettre les messages aux interlocuteurs concernés.
Gérer la boîte mail du pôle : traitement des demandes courantes et réponses de premier niveau.
Effectuer les relances nécessaires, notamment pour la récupération des documents administratifs manquants.
2. Organisation et logistique des formations
Participer au reporting de l'activité et à la production des premiers indicateurs de suivi.
Préparer les documents administratifs liés aux formations : feuilles d'émargement, attestations de présence et attestations de fin de formation.
Collecter, compiler et organiser les questionnaires de satisfaction et d'évaluation.
Assurer la gestion et la coordination logistique des formations : planification des salles, réservation du matériel et organisation des repas.
Préparer et mettre en place les espaces de formation avant l'arrivée des participants.
3. Gestion administrative courante
Participer aux réunions, prendre des notes et rédiger les comptes rendus.
Assurer la mise à jour des bases de données (stagiaires, partenaires, intervenants).
Actualiser et alimenter les tableaux de bord de suivi de l'activité.
Veiller au classement, à l'organisation et à l'archivage des documents administratifs.
MERCI de nous adresser par courriel uniquement votre CV à jour accompagné d'une lettre de motivation rédigée par vos soins.
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer l'accueil téléphonique,Gérer la relation avec les fournisseurs, sous-traitants, prestataires,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser la gestion administrative des contrats
Langues: Français souhaité
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer l'accueil téléphonique,Gérer la relation avec les fournisseurs, sous-traitants, prestataires,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser la gestion administrative des contrats
Langues: Français souhaité
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences requises
- SGBD
- Reporting
- Compte-rendu
- Français
- Permanence téléphonique
- Planification
- Gestion administrative
