Assistant Administratif Mission Aas- 1165 - Conseil Departemental des Ardennes H/F - Conseils départementaux

Sous la responsabilité hiérarchique de l'adjoint et/ou du responsable de la Mission Accueil, Accompagnement
et Développement Social, vous aurez pour mission d'accueillir et de renseigner le public sur ses droits,
les dispositifs et les réseaux existants. Vous accompagnerez la demande au plan administratif et assurerez
l'accompagnement administratif des agents de la Mission.

1. Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir le public
- Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
- Orienter vers les missions du Territoire, si besoin vers les partenaires extérieurs
- Renseigner sur le dispositif global de la collectivité et son organisation
- Planifier les temps de permanence ou autre rendez-vous avec les travailleurs sociaux
2. Identification et accompagnement des demandes sociales :
- Renseigner l'usager sur ses droits et les démarches à effectuer
- Assurer le lien entre les usagers, les travailleurs médico-sociaux et les dossiers en cours
- Orienter l'usager vers le service ou partenaire adéquat
3. Gestion administrative des dispositifs :
- Saisir les données dans SOLIS dans le respect des procédures et des échéances
- Créer et compléter le Dossier Unique de Territoire
- Gérer les dispositifs TISF/MASP : planification des réunions, rédaction des comptes-rendus et suivi
des décisions
- Gérer les dispositifs obligation de formation 16-18 ans et précarité énergétique
- Mettre à jour les différents tableaux de bord
- Assurer la vérification de la facturation TISF au niveau de la délégation
- Assurer la fonction de référent TISF
4. Accompagnement administratif des équipes et du service :
- Assurer la mise en forme des courriers et des rapports médico sociaux
- Veiller à la tenue des tableaux de suivi des activités
- Organiser les temps de concertation et les relais
- Tenir à jour le classement des dossiers
- Participer à l'archivage des données du service dans les règles fixées par la collectivité
- Participer aux instances et groupes de travail
Gestion logistique
- Gérer la logistique et les fournitures
- Signaler les problèmes relatifs aux bâtiments

Connaissances des dispositifs et des acteurs de l'action sociale
Connaissance des organismes extérieurs connexes à l'action sociale (CAF, CCAS, etc)
Maîtrise des outils téléphoniques
Maîtrise des outils de bureautique (WORD, EXCEL, X PARAPH...)
Connaissance du logiciel métier SOLIS
Utilisation de l'outil collaboratif Outlook dans le respect de l'organisation fixée
Techniques de communication
Technique d'écoute active
Techniques de régulation des conflits
Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction des comptes-rendus
Qualités rédactionnelles
Aptitudes et qualités requises :
Courtoisie
Facilité d'écoute et de communication
Sens du travail en équipe
Discrétion professionnelle
Sens de l'organisation et rigueur
Capacité d'adaptation et d'autonomie
- Spécificité : Assurer la fonction de correspondant archives

• Outlook
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Archivage des données
• Classement des dossiers
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Prise de note