Dgasr - 1200 - Assistant Administratif de la Mission Aads - Conseil Departemental des Ardennes H/F - Conseils départementaux

Description de l'employeur
Avec ses 157 métiers pour plus de 1700 agents, le Conseil Départemental des Ardennes est le 2ème employeur du département. Travailler pour le Département c'est s'investir au sein d'équipes dynamiques et proche du quotidien des 270 000 habitants.

Que ce soit au coeur de notre politique d'action sociale (PMI, protection de l'enfance, RSA, autonomie des personnes âgées et/ou handicapées etc;) ou travailler dans nos collèges, sur nos routes ou dans le domaine de l'environnement, de la culture, du sport, etc... venez participer à la construction d'un département où il fait bon s'oxygéner.

1. Accueil physique et téléphonique

Accueillir le public

Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande

Orienter vers les missions du Territoire, si besoin vers les partenaires extérieurs

Renseigner sur le dispositif global de la collectivité et son organisation

Planifier les temps de permanence ou autres rendez-vous avec les travailleurs sociaux

2. Identification et accompagnement des demandes sociales

Renseigner l'usager sur ses droits et les démarches à effectuer

Assurer le lien entre les usagers, les travailleurs médico-sociaux et les dossiers en cours

Orienter l'usager vers le service ou partenaire adéquat

3. Gestion administrative des dispositifs

Saisir les données dans SOLIS dans le respect des procédures et des échéances

Créer et compléter le Dossier Unique de Territoire

Gérer les dispositifs TISF/MASP : planification des réunions, rédaction des comptes-rendus et suivi des décisions

Gérer les dispositifs obligation de formation 16-18 ans et précarité énergétique

Mettre à jour les différents tableaux de bord -

4. Accompagnement administratif des équipes et du service

Assurer la mise en forme des courriers et des rapports médico-sociaux

Veiller à la tenue des tableaux de suivi des activités

Tenir à jour le classement des dossiers

Organiser les temps de concertation et les relais

Participer à l'archivage des données du service dans les règles fixées par la collectivité

Participer aux instances et groupes de travail.

5. Gestion logistique

Gérer la logistique et les fournitures

Signaler les problèmes relatifs aux bâtiments

RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable de la Mission Accueil, Accompagnement et Développement Social et/ou de l'adjoint au responsable.

Relations fonctionnelles :

- Internes : avec l'ensemble des agents de la Délégation Territoriale et de la Collectivité

- Externes : avec l'ensemble des partenaires

Diplôme

Baccalauréat ( à minima)

Connaissances

Connaissances des dispositifs et des acteurs de l'action sociale

Connaissance des organismes extérieurs connexes à l'action sociale (CAF, CCAS...)

Maîtrise des outils téléphoniques

Maitrise des outils bureautiques : WORD-EXCEL-X-PARAPH

Connaissance du logiciel métier SOLIS souhaitée

Utilisation de l'outil collaboratif Outlook dans le respect de l'organisation fixé

Savoir-faire

Techniques de communication

Technique d'écoute active

Techniques de régulation des conflits

Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction des comptes-rendus

Qualités rédactionnelles

Aptitudes et qualités requises

Courtoisie

Facilité d'écoute et de communication

Sens du travail en équipe

Discrétion professionnelle

Sens de l'organisation et rigueur

Capacité d'adaptation et d'autonomie

• Outlook
• Accueil de la clientèle
• Logiciels bureautiques
• Archivage des données
• Classement des dossiers
• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Prise de note