Assistant Administratif - Communauté de Communes de Vendeuvre Soulaines H/F - 08

Sous la directive des élus, le ou la secrétaire de mairie met en ½uvre les politiques déclinées par l'équipe municipale. Il ou elle est l'interface entre les usagers et les élus concernant les demandes de la population et de divers intervenants, dans les domaines de la comptabilité, de l'urbanisme, des élections et de l'état civil. Elle coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

MISSIONS PRINCIPALES :

1. Traitement des dossiers et saisie de documents :
- Préparer et rédiger les documents administratifs et techniques.
- Préparer et rédiger les documents budgétaires et comptables.
- Préparer les actes d'état civil et rédaction des délibérations et arrêtés du Maire.
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
- Saisir des documents de formes et contenus divers.
- Gérer et actualiser une base d'informations.
- Rechercher des informations, notamment réglementaires.
- Vérifier la validité des informations traitées.
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion.
- Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires.
- Enregistrer ou saisir des données informatiques.
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion.

2. Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir et renseigner la population.
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
- Rechercher et diffuser les informations.
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité.
- Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations.

3. Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers.
- Photocopier et assembler des documents.
- Trier, classer et archiver des documents.
- Synthétiser et présenter des informations.
- Rechercher et diffuser des informations.
- Préparer les dossiers pour les instances.
- Identifier les sources de documentation.

4. Planification et suivi :
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc).
- Utiliser des logiciels et des progiciels.

CONDITIONS DE TRAVAIL :
- Travail en bureau
- Horaires irréguliers avec amplitude variable en fonction des obligations liées à la fonction : disponibilité par rapport aux élus et liées à l'accueil du public
- Pics d'activité liés aux échéances budgétaires et aux projets de la collectivité
- Respect des obligations de discrétion et confidentialité
- Sens du service public
- Autonomie et responsabilité relatives dans l'organisation du travail.